Télétravail : guide des outils de collaboration pour rester productif
Confinement oblige, beaucoup d’entreprises ont été obligées de mettre leur personnel en télétravail. Pour beaucoup, cette nouvelle façon de travailler va demander de l’organisation et de l’adaptation. Dans ce guide, nous vous proposons une sélection d’outils pour vous aider à rester productif. Messagerie instantanée Le mail est bien évidemment l’outil que vous utiliserez le plus pour échanger avec vos clients, vos collaborateurs et collègues. Mais dans cette période particulière, nous avons besoin de renforcer nos liens sociaux et d’avoir des contacts plus directs. Même si le téléphone peut remplir cette fonction, il demande aux interlocuteurs une attention particulière. Réservez-le pour les urgences ou les sujets très importants. Pour toutes les autres communications, nous vous conseillons d’utiliser un outil de conversation instantanée. WhatsApp ou Telegram pour créer des groupes de discussions entre associés, entre collaborateurs, etc. Avantage : vous pouvez utiliser votre téléphone pour discuter. Inconvénient : ces outils peuvent être intrusifs si vous envoyez des messages en dehors des horaires de bureau. Avec Slack et Microsoft Teams, vous pouvez créer un espace global de discussion pour toute l’entreprise. Un fil de discussion général permet à tous de recevoir les mêmes informations. Pour les sujets spécifiques, par exemple pour tout ce qui traite uniquement du Social, vous pouvez créer des sous-groupes appelés chaînes, afin de permettre aux personnes concernées d’échanger entre elles. Enfin, chaque utilisateur de ces plateformes peut également discuter en individuel avec un autre. Avantages : Slack et Microsoft Teams proposent la création d’un compte gratuit, vous pouvez commencer à échanger et organiser le travail rapidement. Ces deux plateformes réunissent plusieurs canaux de discussion dans un seul endroit. Bonus, vous pouvez passer des appels et faire des visioconférences directement avec ces outils. Inconvénients : en version gratuite, vous serez limité en espace de stockage (pour le partage de documents par exemple). Avec ces plateformes, vous êtes obligés de vous connecter chaque jour afin de ne pas manquer les informations importantes. Visioconférence Communiquer reste essentiel pendant cette période particulière. Si on réserve le téléphone pour les urgences, on a quand même besoin de prendre la parole. Lors de vos réunions, et rendez-vous clients, privilégiez la visioconférence. En plus de pouvoir vous voir, ce qui fait du bien au moral, vous pourrez partager vos écrans et chatter. Profitez de ce nouveau mode de communication pour faire des Web réunions courtes, avec un ordre du jour simple. Parmi les outils, nous vous conseillons Whereby, Zoom ou Jitsi. Tous proposent des offres de base gratuites. Avantage : ces outils fonctionnent directement dans votre navigateur Internet, pas besoin d’installer un logiciel. Inconvénient : la qualité des échanges dépend de votre connexion Internet. Pensez à couper la caméra de temps en temps pour fluidifier votre bande passante et surtout, mettez-vous dans un endroit calme et sans bruit. N’oubliez pas de vous équiper d’un casque audio ou d’écouteurs pour plus de confort. Webinar Vous avez besoin de vous adresser à un grand nombre de personnes ? Pour informer vos clients par exemple ? Nous vous conseillons d’utiliser des plateformes de Webinar. Comme les outils de visioconférence, la plupart fonctionnent directement dans un navigateur Internet. Les solutions que nous conseillons : Livestorm, GoToWebinar, Join.Me. Avantages : le format Webinar permet d’accueillir un grand nombre de participants. Le présentateur peut couper les micros des participants afin d’éviter les bruits parasites. Les participants peuvent utiliser un chat pour poser les questions. Ces plateformes proposent également une fonctionnalité d’enregistrement bien utile pour revoir la présentation. Autre point positif, le partage de document pédagogique à l’ensemble des participants, dans le cadre d’une Web formation par exemple. Inconvénient : ces solutions sont plutôt coûteuses. A privilégier si vous faites souvent de grandes réunions clients. Organisation du travail Pour l’organisation et le suivi des tâches, nous vous conseillons d’utiliser Trello. Cet outil, inspiré de la méthode Kanban, permet d’organiser le travail de manière visuelle et claire. Chaque projet est organisé sous forme de planches, les tâches étant représentées par des cartes. Les cartes sont assignées à des utilisateurs qui peuvent les organiser en fonction de leur état d’avancement (à faire, en cours, terminé, etc.). Avantage : cet outil propose une version gratuite, idéale pour commencer rapidement. Inconvénient : l’outil ne propose pas la gestion des ressources et le suivi des temps passés. Cette période inédite met au défi les modes de fonctionnement et d’organisation habituels. Toutefois, c’est une opportunité à saisir pour prendre en main de nouveaux outils et pleinement les intégrer dans vos entreprises. Gabriel VICENT
COVID-19 : les 3 prochains défis opérationnels des entreprises d’expertise-comptable
Surcharge de travail dans le pôle social, alimentation de l’activité « campagne fiscale » pour les équipes comptables en télétravail, management à distance, autant de défis qui se dressent pour les entreprises d’expertise-comptable en ce moment. Chez Eurus, nos entreprises membres essaient d’y répondre. 1. Assumer la charge de travail des équipes sociales sans les épuiser Les meilleures pratiques de nos entreprises membres : Des assistants comptables solidaires sont détachés et viennent en support aux experts en social, notamment sur le montage des dossiers techniques de demande de chômage partiel ; Une personne est responsable d’éplucher le flux d’informations entrantes et pilote par des tutoriels, une communication pédagogique que les équipes peuvent relayer auprès des clients ; Piloter l’information faite en interne à l’équipe dirigeante pour prise de décision ; Piloter la communication faite aux équipes comptables qui sont en lien direct avec les clients ; Coordonner le travail par des réunions quotidiennes pour maintenir le lien, l’énergie, la solidarité : lancement de la journée, point de mi-journée, clôture. 2. Piloter la campagne de collecte documentaire en situation contrainte Point de vigilance : les équipes comptables travaillent à distance et s’inquiètent déjà du manque de travail potentiel : le réflexe sera souvent de finir de saisir puis de réclamer les pièces manquantes. Le conseil Eurus : prendre le temps d’organiser une vraie campagne de collecte avant de terminer la saisie des pièces dont on dispose déjà. – Option 1 : chaque collaborateur relance ses propres clients et propose d’utiliser un nouveau système de collecte. – Option 2 : une équipe de « super collecteurs » est mise en place, en coopération avec l’IT, pour aider les clients à utiliser les nouveaux outils et à finir la transmission le plus tôt possible. L’équipe prépare le travail des « télé-comptables ». 3. Organiser le management à distance Les meilleures pratiques de nos entreprises membres : Harmoniser les pratiques et les rythmes de management avec tous les Dirigeants et Managers ; Mettre en place, commencer à utiliser ou amplifier l’utilisation des outils collaboratifs : Whatsapp ou Slack, pour les fils de discussion, Trello pour le management du plan de charge, Zoom, Teams (Microsoft 365) ou Google Meet pour les Web réunions ; Instaurer un fil de discussion général pour unifier l’information : de nombreux groupes Whatsapp ont été spontanément créés, par équipe ou par bureau. Les conseils Eurus : – En temps de crise, on a besoin de se parler davantage : augmentez vos temps de parole. – Prendre des nouvelles sur un mode plus personnel, plus que de coutumes. – Poser des questions d’aide : comment je peux t’aider à organiser ton travail ? De quoi as-tu besoin ? – Ne pas (se) mentir : quand c’est difficile, c’est difficile. Ne pas oublier de dire merci, aussi. – Encourager les équipes à suivre les Forum de discussion Eurus et à participer aux Web réunions.