COVID19- Synthèse des échanges communautés Eurus – 13.4.20
Vous êtes très nombreux à échanger au cours des web-réunion Eurus ; merci de votre confiance ; voici une synthèse des points d’actualité en date du 13-4-2020. MERCI à tous ceux qui nous envoient, pour partager avec la communauté, le résultat de leur travail. I – Management Social RH & Gestion Interne <. Gestion ressources humaines 1- Chômage partiel Parmi les stratégies adoptées : les fonctions supports (personnel d’accueil, chargé de communication, agents de recrutement) et les porteurs d’offres complémentaires (pôle juridique) ou de missions exceptionnelles (protection sociale, gestion de patrimoine, pôle formation, pôle financement …) ont souvent fait l’objet de demandes de chômage partiel. Les équipes comptables ont parfois fait l’objet de chômage partiel , de 20% à 80% en fonction de la situation des personnes. Plusieurs dossiers cabinets ont été acceptés par la DIRRECTE. Comme pour les dossiers de vos clients, il est fortement recommandé de documenter soigneusement les dossiers en prévision des contrôles post-crise. Enfin, certains accords ont été négociés pour ne pas mettre au chômage les équipes mais pour moduler le temps de travail, utiliser CP et/ou RTT avec l’accord des CSE ou des représentants du personnel. Enfin, les experts social ne sont évidemment pas concernés pas le chômage partiel ; certains dirigeants redoutent un burn out au retour de la crise ; par ailleurs, les 1ères primes exceptionnelles vont être attribuées dès le mois prochain pour certains cabinets. 2- Manager à distance, c’est toujours manager! On n’oublie pas les 4 dimensions . Management opérationnel – organisation du travail et de la communication . Management de l’énergie, des liens et de la culture = animation ludique et/ou pédagogique, rituels . Management de proximité – la relation one2one – permet une attention particulière sur des situations personnelles singulières que l’on ne peut plus ignorer. Le télétravail nous invite à une connaissance plus fine de nos collaborateurs. L’on décidera, ou pas, d’en faire quelque chose. . Management de la « parole » – quand la direction prend la parole ; dire ce que l’on fait ; ce que l’on veut faire ; partager ambition, vision et perspectives. Ne pas omettre, ni minimiser les difficultés vécues par les équipes. 3- Recrutement : on continue ou pas ? c’est le labo RH qui a répondu à la question posée au sein du Forum dirigeants ; la pénurie de « ressource humaine » se poursuivra après la crise ; il n’est pas souhaitable de suspendre complètement le recrutement ! D’après nos RRH, la période est très favorable à des entretiens de qualification ; si c’est vrai pour nous, c’est donc vrai pour nos concurrents qui chassent nos équipes ! Pensez donc à soigner la relation avec vos équipes (= vos clients internes) qui garderont en mémoire votre management en période de crise COVID : êtes-vous en train de les fidéliser et de muscler votre culture d’entreprise ? êtes-vous en train de les préparer à vous quitter ? Plusieurs cabinets qui avaient mis leurs agents recruteurs au chômage partiel, les ont rappelé pour poursuivre un travail de fond et, on le sait, de fourmi ; à noter également que la période est propice au recrutement des fameux profils « atypiques » : CDO, chefs de projets digitaux, data managers, data scientists, ingénieurs process, mais aussi business développeurs*, responsables des offres, community managers, responsables de BU ou filiales … etc *à lire l’article des ECHOS sur le rôle des business développeur juste après la crise 4- Préparez le dé-confinement Le laboratoire RH de l’alliance Eurus se réunit chaque semaine ; une question a émergé : comment se préparer au dé-confinement ? comment préparer les équipes à rentrer au bureau ? L’équipe du labo a travaillé sur un questionnaire destiné à collecter les ressentis, les idées et les besoins des collaborateurs. <. Gestion ressources financières Vous l’avez conseillé à vos clients, vous le faites pour vous : de nombreux cabinets ont déjà négocié un crédit de trésorerie auprès de leur banque (+- à taux Zéro). II- Management de la relation Clients 1- Facturation : THE sujet du moment ; on facture ? oui ou non ? quoi ? à quel prix ? quand ? comment ? <. Ci dessous un exemple de communication clients avec anticipation du traitement des objections COVID – Modèle de courrier RECCI 2- Mise en place de nouvelles missions Plusieurs cabinets ont déjà modélisé des offres d’accompagnement induisant ainsi le prix de la mission 3- Communication externe Parmi les bonnes pratiques échangées au sein du club IDCOM,
Télétravail : guide des outils de collaboration pour rester productif
Confinement oblige, beaucoup d’entreprises ont été obligées de mettre leur personnel en télétravail. Pour beaucoup, cette nouvelle façon de travailler va demander de l’organisation et de l’adaptation. Dans ce guide, nous vous proposons une sélection d’outils pour vous aider à rester productif. Messagerie instantanée Le mail est bien évidemment l’outil que vous utiliserez le plus pour échanger avec vos clients, vos collaborateurs et collègues. Mais dans cette période particulière, nous avons besoin de renforcer nos liens sociaux et d’avoir des contacts plus directs. Même si le téléphone peut remplir cette fonction, il demande aux interlocuteurs une attention particulière. Réservez-le pour les urgences ou les sujets très importants. Pour toutes les autres communications, nous vous conseillons d’utiliser un outil de conversation instantanée. WhatsApp ou Telegram pour créer des groupes de discussions entre associés, entre collaborateurs, etc. Avantage : vous pouvez utiliser votre téléphone pour discuter. Inconvénient : ces outils peuvent être intrusifs si vous envoyez des messages en dehors des horaires de bureau. Avec Slack et Microsoft Teams, vous pouvez créer un espace global de discussion pour toute l’entreprise. Un fil de discussion général permet à tous de recevoir les mêmes informations. Pour les sujets spécifiques, par exemple pour tout ce qui traite uniquement du Social, vous pouvez créer des sous-groupes appelés chaînes, afin de permettre aux personnes concernées d’échanger entre elles. Enfin, chaque utilisateur de ces plateformes peut également discuter en individuel avec un autre. Avantages : Slack et Microsoft Teams proposent la création d’un compte gratuit, vous pouvez commencer à échanger et organiser le travail rapidement. Ces deux plateformes réunissent plusieurs canaux de discussion dans un seul endroit. Bonus, vous pouvez passer des appels et faire des visioconférences directement avec ces outils. Inconvénients : en version gratuite, vous serez limité en espace de stockage (pour le partage de documents par exemple). Avec ces plateformes, vous êtes obligés de vous connecter chaque jour afin de ne pas manquer les informations importantes. Visioconférence Communiquer reste essentiel pendant cette période particulière. Si on réserve le téléphone pour les urgences, on a quand même besoin de prendre la parole. Lors de vos réunions, et rendez-vous clients, privilégiez la visioconférence. En plus de pouvoir vous voir, ce qui fait du bien au moral, vous pourrez partager vos écrans et chatter. Profitez de ce nouveau mode de communication pour faire des Web réunions courtes, avec un ordre du jour simple. Parmi les outils, nous vous conseillons Whereby, Zoom ou Jitsi. Tous proposent des offres de base gratuites. Avantage : ces outils fonctionnent directement dans votre navigateur Internet, pas besoin d’installer un logiciel. Inconvénient : la qualité des échanges dépend de votre connexion Internet. Pensez à couper la caméra de temps en temps pour fluidifier votre bande passante et surtout, mettez-vous dans un endroit calme et sans bruit. N’oubliez pas de vous équiper d’un casque audio ou d’écouteurs pour plus de confort. Webinar Vous avez besoin de vous adresser à un grand nombre de personnes ? Pour informer vos clients par exemple ? Nous vous conseillons d’utiliser des plateformes de Webinar. Comme les outils de visioconférence, la plupart fonctionnent directement dans un navigateur Internet. Les solutions que nous conseillons : Livestorm, GoToWebinar, Join.Me. Avantages : le format Webinar permet d’accueillir un grand nombre de participants. Le présentateur peut couper les micros des participants afin d’éviter les bruits parasites. Les participants peuvent utiliser un chat pour poser les questions. Ces plateformes proposent également une fonctionnalité d’enregistrement bien utile pour revoir la présentation. Autre point positif, le partage de document pédagogique à l’ensemble des participants, dans le cadre d’une Web formation par exemple. Inconvénient : ces solutions sont plutôt coûteuses. A privilégier si vous faites souvent de grandes réunions clients. Organisation du travail Pour l’organisation et le suivi des tâches, nous vous conseillons d’utiliser Trello. Cet outil, inspiré de la méthode Kanban, permet d’organiser le travail de manière visuelle et claire. Chaque projet est organisé sous forme de planches, les tâches étant représentées par des cartes. Les cartes sont assignées à des utilisateurs qui peuvent les organiser en fonction de leur état d’avancement (à faire, en cours, terminé, etc.). Avantage : cet outil propose une version gratuite, idéale pour commencer rapidement. Inconvénient : l’outil ne propose pas la gestion des ressources et le suivi des temps passés. Cette période inédite met au défi les modes de fonctionnement et d’organisation habituels. Toutefois, c’est une opportunité à saisir pour prendre en main de nouveaux outils et pleinement les intégrer dans vos entreprises. Gabriel VICENT
Eurus : ensemble, c’est tout ?
Que peuvent bien faire des entreprises indépendantes « ensemble » ? Inspiration quantique ! L’Alliance Eurus vient de célébrer 30 années d’existence. Incroyable tout ce que l’on peut faire ensemble tout en restant indépendant ! A deux conditions toutefois : une intention claire (1) et une organisation précise (2). « Etre ensemble » est du registre de la décision (1). Puis du registre de l’organisation (2). 1- Pourquoi est-on ensemble ? Quand on décide de s’assembler, encore faut-il savoir pourquoi/ pour quoi ! L’intention, clairement exprimée dans l’objet social de la structure juridique en l’occurrence ici, un GIE (cf mettre en commun certaines activités afin de développer, améliorer ou accroître les résultats de celles-ci tout en conservant l’individualité des membres du groupe), est souvent moins claire quand elle se décline dans les actions concrètes dont on oublie le sens. L’Alliance Eurus a réaffirmé il y a 6 ans maintenant son intention de vivre en « créateurs d’avenir ». Tel est notre WHY. 2- Comment oeuvre-t-on ensemble ? Ensemble signifie « les uns avec les autres ». C’est souvent là que le bât blesse. « Avec » fonctionne parfois et c’est magique; souvent il prend des allures chaotiques. Il faut dès lors que le « ensemble » soit parfaitement organisé et orchestré; et pas de façon figée. « Ensemble » se doit d’être un mouvement, comprendre des processus et des protocoles bien sûr, des singularités mais aussi des élans et des vibrations communes. L’Alliance Eurus a mis en oeuvre une organisation holacratique, un mode de gouvernance fondé sur l’intelligence collective, un système de communautés, une plateforme digitale et un dispositif événementiel. L’Alliance Eurus obéit aux lois de la physique quantique : chaque cellule, chaque particule, chaque atome se nourrit et se développe ; puis s’intrique de façon intentionnelle, émotionnelle, intelligente avec ses pairs, sa communauté ; enfin l’énergie, les idées, les ouvrages de la communauté se propagent comme des ondes. Quand on parle de s’assembler, on pense rapidement à des économies d’échelles et à des échanges d’expériences. C’est important bien sûr. Mais on peut aller beaucoup plus loin en étant curieux, soigneux, précis : mieux on connait ses clients, mieux on peut les aider. Travailler pour 270 dirigeants ou bien pour 3000 personnes sont deux intentions différentes. Aider les dirigeants, les aider à aider leurs équipes et leurs clients, aider leurs équipes par « délégation managériale » le temps d’un atelier, d’une formation, d’un club ou d’un forum. C’est cela Eurus : les dirigeants viennent se nourrir, apprendre, partager, travailler à se réinventer ET nous font confiance en nous confiant leurs équipes, qui se connectent à leurs communautés, clubs ou forum, qui viennent de toute la France pendant les Universités d’experts-comptables. A nous de les éveiller sur des sujets d’actualités, sur du benchmark, sur la relation clients, sur les évolutions de leurs métiers; à nous de les initier aux nouvelles technologies, aux nouvelles pratiques relationnelles, aux outils de coopération; à nous de transmettre l’énergie du désir de se réinventer, la conviction qu’ils font partie du changement, des mouvements de transformation; à nous de leur parler aussi du métier de leurs dirigeants, de créer de la compréhension, des ponts, des liens, des relations; à nous de les écouter enfin car ils ont plein de choses à dire quand il sont encouragés à l’expression libre, constructive et respectueuse; nos équipiers sont pragmatiques, concrets, et ne demandent qu’à embarquer dans des projets d’avenir … dont ils comprennent le sens et la portée. Reste à leur confier un vrai rôle à l’intérieur du scénario. Ils savent souvent d’eux même du reste, trouver leur juste place, pour peu qu’on les consulte et qu’on les encourage !
30 ans que nous sommes ensemble
30 ans que nous sommes ensemble, c’est une joie d’être là parmi vous. Je vais commencer par remercier quelques anciens Frédéric Lafay, initiateur de cette Alliance, Benoit Desbois, qui m’a précédé à cette fonction, et bien sur Jean-Michel Chauvet, premier Secrétaire Général du groupement, et bien d’autres ayant apporté leur pierre à l’édifice mais qu’il serait bien trop long de nommer. Il ne faut bien sur ne pas oublier ceux qui ont œuvré tout au long de ces 30 ans, le Comex, le Conseil d’Administration qui ont su donner les impulsions nécessaires pour être ce que nous sommes aujourd’hui. Et bien sur nos permanents, et un merci spécial à Isabelle qui nous a supporté longtemps, peut être trop, et à ceux qui le font maintenant au quotidien, Gabriel, Xavier et Delphine. C’est grâce à eux à vous que nous sommes devenus et restons le 2e groupement indépendant. Vous voir toujours plus nombreux lors de nos conventions montre l’intérêt que vous portez aux thèmes qui sont abordés et la richesse des échanges qui s’y réalisent. Après s’être attaché à notre transformation pour mieux appréhender les changements qui nous entourent, revenons sur la première source de préoccupation dans nos entreprises, tant en terme de temps que de coûts, car le management de l’humain peine à capter l’attention et le temps nécessaire aux réorganisations fonctionnelles, technologiques et culturelles. Avant d’entrer directement dans les travaux proposés par le laboratoire RH je voudrais évoquer avec vous quelques pistes de réflexion sur le fonctionnement de l’entreprise qui m’ont été transmis par un ami, Jean Kaspar, que certains ont peut être eu la chance de croiser au détour d’une Université Eurus. Si l’entreprise au XIXe siècle était vue uniquement comme un lieu de production de richesse, je retiendrais plutôt la définition suivante : L’entreprise est une communauté d’hommes et de femmes qui mettent en commun leur intelligence, leurs savoir faire pour produire un bien ou un service et donc de la richesse. Par cette vision , ce n’est pas minimiser les aspects économiques, financiers, techniques ou organisationnels, mais simplement remettre la dimension humaine au même niveau. Gérer une entreprise revient alors à viser la recherche d’un point d’équilibre entre ces logiques multiples et pour cela il nous faut réunir 2 conditions : Toutes les logiques doivent pouvoir s’exprimer pour être prises en compte Aucun de ces logiques ne doit s’imposer à priori comme un absolu La recherche de ce point d’équilibre reste un exercice compliqué qui va imposer : Une réflexion sur les processus à mettre en place permettant l’expression des différentes logiques Un sens de l’écoute et du dialogue De l’intuition Une capacité de prise de risques Une prise en compte des grands changements qui s’opèrent dans la société La mise en place de ces principes fera que les managers que nous sommes contribuerons à faire en sorte que le travail devienne pour chacun une activité vécue positivement et non subie ! Pour cela, je vous donnerai quelques pistes de réflexion sur les postures de ce manager du 3e millénaire : Avoir la passion de l’humain Savoir être à l’écoute et entendre ce qui s’exprime Croire en l’intelligence des autres Accepter que l’on puisse faire autrement que ce que l’on propose Prendre la critique comme quelque chose de positif Accepter d’avoir tort Mais aussi : Oser écouter ses intuitions Prendre le risque de l’innovation Être ambitieux, pourquoi et pour qui, et ne pas oublier une chose que l’on est à notre place par la rencontre de 2 éléments : son potentiel et les circonstances. La compétence technique qui constituait souvent le critère principal pour accéder à une responsabilité managériale ne suffit plus et montre ses limites par rapport à ces nouveaux enjeux, et donc comment révolutionner nos pratiques RH pour répondre à ces ambitions d’animation, de compréhension, et de coopération. Enfin je conclurai par une citation de Theillard de Chardin qui disait : Rien n’est achevé tout est en construction. Nous avons donc encore de belles années devant nous ! Thierry Legrand, Président de l’Alliance Eurus. Discours prononcé lors de la Convention des Dirigeants 2019.