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COVID-19 : les 3 prochains défis opérationnels des entreprises d’expertise-comptable

Surcharge de travail dans le pôle social, alimentation de l’activité « campagne fiscale » pour les équipes comptables en télétravail, management à distance, autant de défis qui se dressent pour les entreprises d’expertise-comptable en ce moment. Chez Eurus, nos entreprises membres essaient d’y répondre.

1. Assumer la charge de travail des équipes sociales sans les épuiser

Les meilleures pratiques de nos entreprises membres :

  • Des assistants comptables solidaires sont détachés et viennent en support aux experts en social, notamment sur le montage des dossiers techniques de demande de chômage partiel ;
  • Une personne est responsable d’éplucher le flux d’informations entrantes et pilote par des tutoriels, une communication pédagogique que les équipes peuvent relayer auprès des clients ;
  • Piloter l’information faite en interne à l’équipe dirigeante pour prise de décision ;
  • Piloter la communication faite aux équipes comptables qui sont en lien direct avec les clients ;
  • Coordonner le travail par des réunions quotidiennes pour maintenir le lien, l’énergie, la solidarité : lancement de la journée, point de mi-journée, clôture.

2. Piloter la campagne de collecte documentaire en situation contrainte

Point de vigilance : les équipes comptables travaillent à distance et s’inquiètent déjà du manque de travail potentiel : le réflexe sera souvent de finir de saisir puis de réclamer les pièces manquantes.

Le conseil Eurus : prendre le temps d’organiser une vraie campagne de collecte avant de terminer la saisie des pièces dont on dispose déjà.
– Option 1 : chaque collaborateur relance ses propres clients et propose d’utiliser un nouveau système de collecte.
– Option 2 : une équipe de « super collecteurs » est mise en place, en coopération avec l’IT, pour aider les clients à utiliser les nouveaux outils et à finir la transmission le plus tôt possible. L’équipe prépare le travail des « télé-comptables ».

3. Organiser le management à distance

Les meilleures pratiques de nos entreprises membres :

  • Harmoniser les pratiques et les rythmes de management avec tous les Dirigeants et Managers ;
  • Mettre en place, commencer à utiliser ou amplifier l’utilisation des outils collaboratifs : Whatsapp ou Slack, pour les fils de discussion, Trello pour le management du plan de charge, Zoom, Teams (Microsoft 365) ou Google Meet pour les Web réunions ;
  • Instaurer un fil de discussion général pour unifier l’information : de nombreux groupes Whatsapp ont été spontanément créés, par équipe ou par bureau.

Les conseils Eurus :
– En temps de crise, on a besoin de se parler davantage : augmentez vos temps de parole.
– Prendre des nouvelles sur un mode plus personnel, plus que de coutumes.
– Poser des questions d’aide : comment je peux t’aider à organiser ton travail ? De quoi as-tu besoin ?
– Ne pas (se) mentir : quand c’est difficile, c’est difficile. Ne pas oublier de dire merci, aussi.
– Encourager les équipes à suivre les Forum de discussion Eurus et à participer aux Web réunions.

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